Les 10 bonnes raisons de faire ses propres fiches de paye

Fiche de paye nounou à domicile

Faire ses propres fiches de paye ?

Mais pour quoi faire ?

Après tout, Pajemploi ou le CESU délivrent à votre nounou à domicile un « bulletin » de salaire et cela vous épargne la « corvée » de la fiche de paie mensuelle.

Pourtant, il est indispensable que vous établissiez vos propres bulletins de paie !

En voici les 10 raisons !

Pour vous simplifier la vie et gagner du temps

1) ... au quotidien

Avec une fiche de paye bien faite, vous n'aurez plus besoin de faire des calculs chaque mois pour savoir ce que vous devez verser à votre garde d'enfants à domicile et ce que vous devez déclarer à l'URSSAF, notamment en cas d'absence pour maladie, de régularisation de compteur d'heures etc, ou en garde partagée lorsque vous devez appliquer votre quote-part à ce montant. Vous indiquez simplement le nombre d'heures contractuel, ou bien les heures travaillées dans le mois et tout se calcule automatiquement. la fiche de paie Parent employeur Zen vous indique même exactement ce que vous devez déclarer à Pajemploi : nombre d'heures, salaire net etc

Faire votre propre fiche de paie vous fait ainsi économiser du temps !

2) ... tous les ans

Faire votre propre fiche de paie vous permet de garder une trace d'un certain nombre d'informations utiles, qui ne figurant pas sur les attestations de salaire Pajemploi

  • Le détail de la rémunération, en différenciant notamment les primes exceptionnelles du salaire habituel
  • Le montant de la prise en charge des frais de transport domicile-travail
  • Les absences de votre garde à domicile, et leur motif (maladie, maternité, etc.)
  • Vos propres absences 
  • etc

Ces informations vous seront très utiles, notamment chaque année au moment de votre déclaration d'impôts, car une partie de ces montants doit être ajoutée ou retranchée de votre déclaration d'impôts sur le revenu. 

De plus chaque année en Janvier, lorsque charges sociales et SMIC augmentent, la fiche de paie vous indiquera automatiquement le nouveau montant NET dû à votre nounou à domicile, sans avoir à vous renseigner auprès de l'URSSAF pour connaître les nouveaux montants de charges sociales, à recalculer le salaire avec ces éléments, etc

3) ... en fin de contrat

Mars 2015 : vous venez de licencier votre nounou à domicile. Vous devez calculer son solde de tout compte. Vous prenez votre courage à deux mains et réimprimez toutes les attestations de salaire Pajemploi depuis le début du contrat soit … 42 attestations.
Puis vous ressaisissez dans un tableur tous les salaires bruts pour calculer ce que vous lui devez :

  • Voyons : comparer 10% de salaires entre Juin 2013 et Juin 2014 (12 montants à re-saisir…) et les montants versés au titre des congés payés acquis et pris… Aïe vous ne vous rappelez plus si les 2 jours de congés indiqués en Novembre 2013 étaient des congés payés acquis ou des congés payés par anticipation. Bon vous supposez que c’était des congés acquis. Il ne vous reste qu’à recalculer les montants des 3 semaines de congés pris à l’été 2013, des deux jours pris pour le pont de la Toussaint, des 6 jours pris pour le ski en février…
  • 10% des salaires depuis Juin 2014. Ca c’est facile : seulement 9 attestations de salaire à imprimer et re-saisir…Ah non il faut déduire les congés payés par anticipation.  Voyons il y a eu cette semaine entre Noël et le jour de l’an… Ou, c’était peut être des congés supplémentaires? Hmmm vous avez indiqué seulement deux jours de congés payés en Décembre 2014 sur le site Pajemploi. Où sont passés les 3 autres jours (ou étaient-ce 2 avec les jours fériés ? Vite un calendrier ! )
  • les indemnités de licenciement : 1/5e de mois de salaire par année d’ancienneté… « Hum OK mais c’est quoi son ancienneté ? Elle a été malade au moins 4 fois en 2013, comment je calcule ça moi ? Et un mois de salaire ça fait quoi ? Ah il faut comparer le salaire des 3 derniers mois et des 12 derniers mois ? Allez je plonge dans les attestations Pajemploi, je fais les calculs et je trouve mes chiffres… »

Une fois les montants bruts calculés, vous calculez le … net à payer ! Oui mais comment ? En commençant par convertir le montant brut en heures, puis en mettant ce nombre d’heures dans le simulateur Pajemploi, etc ...

Puis pour l’attestation Pôle Emploi, vous devez aller rechercher sur chaque attestation de salaire des 12 derniers mois le montant du « précompte Pole emploi », du brut, du net, retrouver une explication pour les variations de salaire, etc ...
Avec une fiche de paye, deux formules dans votre tableur et vous savez ce que vous devez à la nourrice.

Faire vos propres fiches de paie vous simplifie la fin de contrat.

Les 9 bonnes raisons de faire ses propres fiches de paye

Pour vous protéger en tant qu'employeur 

4) ... en gardant une trace des montants versés sur les fiches de paie de votre garde d'enfants à domicile

Vous versez à votre nounou à domicile un supplément brut pour « conduite automobile » car elle véhicule vos enfants … comme la loi l’exige.
Vous versez à votre garde d'enfant une prime exceptionnelle pour Noël et l'ajoutez au brut... comme la loi l’exige
Vous déduisez le montant des repas que vous lui fournissez de son salaire net… comme la loi l’exige.

Sur la déclaration Pajemploi ou CESU, tous ces montants sont convertis en « heures ». Comment les distinguer du reste du salaire et prouver que vous les avez bien versés (ou déduits en ce qui concerne les repas) ?

Problème :

  • Vous n’avez aucune preuve à part le prélèvement sur votre compte bancaire que vous avez bien versé ces montants 
  • Votre nourrice à domicile ne comprend pas pourquoi le montant payé ne correspond pas au montant indiqué sur l’attestation de salaire Pajemploi

Tous ces inconvénients disparaissent avec une fiche de paie : les détails du salaire brut, net, net à payer y figurent en toutes lettres !

Faire votre propre fiche de paie de garde à domcile vous permet de prouver que vous avez bien versé à votre nounou et à l’URSSAF tout ce qui était dû !

5) ... et ce pendant plusieurs années car votre salarié(e) dispose légalement de 3 ans pour vous demander des explications … 

Imaginez : en 2016, 4 ans après votre fin de contrat, une personne mal renseignée glisse à l’oreille de votre nounou à domicile que vous ne l’avez pas assez payée pendant les 6 années qu’a duré votre contrat… Votre garde d'enfants, indignée à l’idée que vous l’avez lésée, vous réclame des explications.

Mais vous même ne vous rappelez plus trop pourquoi vous l’avez payée moins en Mai 2011 (absence pour maladie) ou pourquoi son salaire a augmenté en janvier 2012 (augmentation du SMIC).
Toutes ces informations figurent sur les bulletins de paie.Vous pouvez ainsi, même 5 ans après, donner des explications claires à votre nourrice à domicile.  

Faire vos propres bulletins de salaire vous permet de garder des traces écrites de tous les événements de la garde.

6) ... et cette trace est une trace écrite donc qui a une vraie valeur en cas de conflit

Des parents ont proposé de bonne foi à leur garde d'enfants à domicile de prendre des congés payés par anticipation. Elle a donné son accord.

Deux ans plus tard, au moment de la rupture de contrat, la nourrice va aux prud’hommes en clamant son désaccord de l’époque et en réclamant le paiement de ces congés. 
Même si le bulletin de paie n’aurait peut être pas suffi à prouver l’accord de la salariée, il aurait au moins constitué un début de preuve. 
En effet tout ce qui est écrit sur le bulletin de paie est considéré comme lu par la salariée.

Dans le cas ci-dessus elle n’aurait pas pu nier avoir été informée que ces congés étaient des congés par anticipation.

Pour établir une relation sereine avec votre garde d'enfants et communiquer clairement sur : 

7) ...sa rémunération

Faire vos propres fiches de paie de garde à domicile vous permet de justifier noir sur blanc de tous les elements de rémunération, et ainsi d'expliquer à la nounou à domicile pourquoi son salaire varie.
Par exemple si elle a été absente pour maladie pendant 5 jours, vous pouvez indiquer clairement le détail de cette déduction sur sa fiche de paie. Si elle n'a pas travaillé au mois d'août, et que vous ne lui avez pas rémunéré de ce fait ses frais de transport domicile-travail ce mois-là, vous pouvez aussi l'indiquer clairement sur sa fiche de paie.

8) ... ses congés

Votre garde d'enfants souhaite discuter avec vous des congés de cet été. Elle voudrait que vous lui accordiez 4 semaines pour aller voir sa famille à l’étranger mais elle ne se rappelle plus de combien de jours de congés payés elle dispose …  vous non plus d’ailleurs !

Vous essayez mentalement de reconstituer l’année écoulée : voyons, vous êtes partis 1 semaine à la Toussaint… ou était ce 10 jours ? Non non c’était bien une semaine. Ah oui mais il y avait un jour férié au milieu des vacances, non ? C’était quoi déjà les dates des vacances scolaires ?
Sur un bulletin de paie, non seulement vous indiquez les dates des congés payés pris, mais vous pouvez également indiquer le NOMBRE de jours de congés payés pris, et le nombre restant, compter les congés payés acquis, en cours d’acquisition, les congés supplémentaires pris etc ...

9) ... l'organisation de l'année

Vous pouvez également indiquer sur la fiche de paie de la garde à domicile les dates des prochains congés, des jours fériés chômés, etc ...
Grâce à cela, votre nounou saura toujours où elle en est, et pourra organiser sa vie en fonction.

Pourquoi ne pas profiter de la fiche de paie pour souhaiter un bon anniversaire ou un Joyeux Noël à votre nounou à domicile, ou glisser dans l'enveloppe un bon d'achat pour la fête des mères ? Car créer une relation sereine avec votre garde d'enfants passe aussi par des petites attentions quotidiennes ! 

Faire vos propres bulletins de paie à la garde à domicile permet de renforcer la clarté et la sérénité de la communication avec la nounou.

Parce que votre garde d'enfants en a besoin 

10) dans sa vie quotidienne

En effet les organismes tels que la Sécurité Sociale, les établissements de crédits bancaire, les organismes de gestion immobilière et même Pôle emploi (!) n'acceptent pas toujours les attestations Pajemploi et réclament un "vrai" bulletin de salaire. 

De plus certaines informations comme l'ancienneté, qui est extrêmement importante quand on demande un crédit bancaire ou bien quand on veut louer un appartement, ne figurent pas sur l'attestation Pajemploi et peuvent donc handicaper votre nounou dans sa demande auprès de ces établissements.

Avec une fiche de paye, votre nourrice peut prouver qu'elle est bien employée par vous, et depuis combien de temps.

Comment établir vos propres fiches de paie pour votre garde d'enfants à domicile ?

Vous avez pour cela deux solutions : >

  • utilisez un modèle de fiche de paie de garde à domicile comme celui de Parent employeur Zen, sur tableur
  • ou imprimez les fiches de paie fournies par Pajemploi et y rajouter toutes les informations manquantes manuellement (mais dans ce cas pas de calcul automatique du solde de tout compte ou du montant à déclarer aux impôts).