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Première année d’embauche : checklist

Premier mois checklistVous venez d’embaucher une garde d’enfants à domicile, l’encre sur le contrat de travail est encore toute fraîche ! Bravo vous êtes désormais un parent-employeur 🙂

Quelles sont les particularités de cette première année d’emploi de votre nounou à domicile auxquelles vous devez être attentifs ? Quelles sont les étapes à ne pas oublier, les habitudes à installer, les démarches administratives à ne pas manquer ?

Parent employeur Zen vous propose une petite revue de détail…

Vous avez déjà mal à la tête rien que de penser à tous ces calculs à faire et à ces infos à chercher pour avoir le coût de la garde : quel salaire payer à la nounou, de combien seront les charges, à quelles aides avez-vous droit, etc.?
Restez zen ! Notre simulateur de salaire et de coût de la garde fait ces calculs à votre place !

Avant le premier jour de travail
Premiers jours avec la nounou
Fin du premier mois calendaire
Fin du premier mois de travail
Les 3 premiers mois de travail
Le 30 avril suivant l’embauche
Le 1er Juin suivant l’embauche
L’été suivant l’embauche
Au 1er semestre de l’année suivant l’embauche
Un an après l’embauche 
Deux ans après l’embauche 

Avant le premier jour de travail

Avez-vous bien imprimé la Convention Collective, fait faire des doubles de vos clés ou récupéré les horaires de bus ? Consultez notre checklist spécifique : Préparer l’arrivée de la nounou

Premiers jours

Côté nounou

Le premier mois est souvent l’occasion d’une période d’adaptation pour vos enfants comme pour la nounou.

  • Prévenez la en amont des dates et horaires de cette période, et de votre présence éventuelle les premiers jours.
  • Indiquez également à votre garde d’enfants (si c’est le cas) que ce premier mois sera rémunéré en fonction des jours travaillés et des heures effectuées (et inscrivez-le dans le contrat de travail !). La mensualisation et/ou l’annualisation commenceront le 1er jour du mois suivant.

Côté formalités, il vous faut obtenir de sa part :

  • une photocopie de sa carte d’identité (comparez avec l’original)*
  • une photocopie de sa carte Vitale*
  • un RIB si vous payez par virement
  • le cas échéant une photocopie de sa carte de séjour

Si elle transporte vos enfants avec son véhicule

  • Demandez lui une attestation d’assurance automobile
  • Photocopiez son permis de conduire

* cela vous permettra également de disposer de son nom de jeune fille, de sa date de naissance et de son numéro de Sécurité Sociale, éléments indispensables pour déclarer son embauche à Pajemploi ou au CESU (chèque emploi service universel)

Côté parents

Si votre dernier enfant a moins de 6 ans :

Si votre dernier enfant a plus de 6 ans, et que vous n’avez jamais été inscrits à Pajemploi  :

Visite médicale

Quel que soit le temps de travail de votre salariée, vous devez obligatoirement lui faire passer une visite médicale d’embauche (qu’on appelle aussi « visite d’information et de prévention »)

  • Les temps d’attente auprès de la Médecine du Travail sont parfois longs : contactez les centres de Médecine du travail autour de chez vous dès que vous êtes certains de la date d’embauche de votre nounou. De plus les tarifs varient beaucoup : appelez-en plusieurs pour comparer
  • Inscrivez-vous auprès du centre choisi afin qu’ils vous envoient dès que possible la date de la visite d’information et de prévention (visite d’embauche) de votre nounou à domicile (qui doit être effectuée avant la fin du 3e mois de travail).

Assurance

  • Vérifiez auprès de votre assurance Responsabilité Civile / Habitation que votre garde d’enfants à domicile est couverte
  • Vérifiez auprès de la co-famille que c’est aussi le cas chez eux si vous êtes en garde partagée !

Titre de séjour ou permis de travail

  • Si votre garde d’enfants a un titre de séjour ou un permis de travail, vous devez impérativement vérifier celui-ci auprès de la préfecture de votre domicile dans les 48 h suivant l’embauche. Cela se fait le plus souvent par mail : consultez le site de la préfecture pour en savoir plus. ATTENTION : à Paris, c’est la préfecture de police qui se charge de cela

Premiers pas d’employeurs

Fin du premier mois calendaire

Côté parents

A la fin de ce premier mois, vous devez :

  • payer la nounou ! On oublie souvent les premières fois 😉
  • faire votre première déclaration PAJEMPLOI ou CESU .
    Cette démarche sera aussi l’occasion de déclarer l’embauche de la nounou à domicile à l’URSSAF (PAJE ou CESU).
    ATTENTION : munissez-vous pour cela de son nom de jeune fille, de sa date de naissance et de son numéro de Sécurité Sociale.
    Dans la case « Dates de la déclaration », indiquez du premier jour de travail de votre nounou au 30/31 du premier mois de travail.
  • lui remettre sa fiche de paye

Fin du premier mois de travail

Côté nounou

C’est la fin de la période d’essai : le moment de faire un bilan sur le premier mois de garde avec votre nounou à domicile.

  • Prenez un moment pour discuter de son ressenti par rapport à ce premier mois, des difficultés qu’elle a affrontées, de ce qui lui plaît aussi. De votre côté, donnez également votre ressenti sur son travail et indiquez si vous renouvelez ou non la période d’essai.
  • Si vous renouvelez la période d’essai, n’oubliez pas de le faire PAR ECRIT avant la fin de ce premier mois de travail, et de le justifier (vous devez indiquer un MOTIF pour cela).
    ATTENTION : la garde d’enfant doit être d’accord pour cette prolongation de période d’essai, et donc signer la lettre de renouvellement.

Côté parents

Les 3 premiers mois de travail

Côté nounou

Les jours fériés des 3 premiers mois d’embauche de votre garde d’enfants à domicile ne sont pas rémunérés s’ils sont chômés. Aussi si un jour férié tombe pendant ces 3 premiers mois, vous pouvez si vous le souhaitez :

  • déduire le montant de ce jour férié chômé de la paye du mois
  • OU imposer un jour de congé supplémentaire non rémunéré ce jour-là, A CONDITION toutefois d’avoir prévu ce type de jours au contrat

Côté parents

  • Les premières cotisations sociales ont été prélevées sur votre compte bancaire 2 mois après votre première déclaration Pajemploi : vérifiez que les montants correspondent à ce que vous aviez budgété 🙂

Le 30 avril suivant l’embauche

Côté nounou

A moins que votre nounou n’ait été embauchée en Juin, son droit à congés au 31 mai suivant l’embauche (c’est à dire à l’issue de la première période de référence pour l’acquisition des congés payés) sera INCOMPLET.

Si c’est bien le cas, et si votre garde à domicile a au moins un enfant de moins de 15 ans à charge, il vous faut évaluer ce 30 avril le droit à congés RÉMUNÉRÉS pour enfants à charge (aussi appelés congés Mère de famille) : 2 jours ouvrables par enfant à charge de moins de 15 ans.

  • Au 1er Juin suivant l’embauche, il faut indiquer sur la fiche de paye ou sur papier libre l’acquisition de ces congés payés Enfants à charge

Le 1er Juin suivant l’embauche

Côté nounou

Au 31 mai suivant sa date d’embauche, votre garde d’enfants acquiert ses premiers congés payés.

  • Vous devez donc calculer le nombre exact de jours de congés payés acquis
    Pour savoir combien de jours OUVRABLES de congés payés elle acquiert  au 1er Juin, divisez le nombre de semaines travaillées depuis le début du contrat par 4, puis multipliez par 2,5 et arrondissez à l’entier supérieur.
    Ou beaucoup plus simple : utilisez notre simulateur de congés payés pour connaitre ses droits acquis en 3 clics !
  • Puis :
    • Si vous donnez vos propres fiches de paye, et avez indiqué 2,5 j par mois acquis depuis le début du contrat, procéder éventuellement à une régularisation des droits à congés payés et indiquer le nombre total de jours de congés payés acquis au 1er Juin
    • Sinon lui indiquer sur papier libre ses droits à congés payés acquis au 1er Juin.

L’été suivant l’embauche

Côté nounou

A l’approche des congés d’été, deux cas se présentent :

1) Votre nounou à domicile a acquis assez de congés payés pour être en congés en même temps que vous.

Dans ce cas tout va bien !

  • Deux mois avant les congés, pensez à donner par écrit à la nounou ses dates de vacances (sur la fiche de paie idéalement)

2) Il manque des congés payés à votre nounou pour prendre le même nombre de jours de congés que vous

Dans ce cas :

– vous pouvez imposer par anticipation les congés payés en cours d’acquisition en Juin et Juillet (5 à 8 jours).
ATTENTION : cela nécessite l’accord de votre nounou à domicile.

  • si vous l’aviez explicitement prévu au contrat (comme c’est le cas dans les contrats Parent employeur Zen 😉 ), cela tient lieu d’accord. Indiquez simplement ces dates de congés par écrit deux mois avant à votre garde à domicile
  • sinon, demandez lui de vous signifier son accord PAR ECRIT puis une fois cet accord obtenu, indiquez par écrit ces dates de congés au moins deux mois avant le départ à votre nounou.

– vous pouvez imposer des congés sans solde ou des congés supplémentaires non rémunérés … à condition de l’avoir prévu au contrat

  • indiquez par écrit les dates de ces congés sans solde ou supplémentaires,  si possible en même temps que celle des congés payés. Respectez en tout cas le délai de prévenance inscrit au contrat

– votre nounou à domicile peut demander des congés sans solde pour convenance personnelle… mais vous ne pouvez en aucun cas l’y obliger !

  • récupérez une demande écrite de sa part pour ces congés sans solde

– enfin vous pouvez partir en congés et donner des congés supplémentaires à la nounou (en plus des congés payés), qui seront rémunérés !

  • formalisez par écrit ce « cadeau » que vous lui faites

Voir notre fiche Congés de la 1ere année 

Au 1er semestre de l’année suivant l’embauche

Côté parents

C’est l’heure de la déclaration d’impôts ! Et bonne nouvelle, employer une nounou à domicile permet de vraiment réduire ses impôts.

  • En Avril, téléchargez votre attestation fiscale sur les sites Pajemploi ou CESU
  • Puis sur cette base calculez ce que vous devez déclarer aux impôts dans le cadre du crédit d’impôts « Emploi d’un salarié à domicile » 

Un an après l’embauche

Côté nounou

Deux ans après l’embauche

Côté nounou

  • Faites un entretien professionnel (obligation légale) afin de faire un point sur les compétences et la formation de la garde d’enfant

 Vous voulez connaître directement le coût de la garde (et le montant des charges) DANS VOTRE CAS, en quelques minutes, sans faire de calcul ?
Un jeu d’enfants avec notre simulateur de salaire et de coût de la garde. Il fait ces calculs à votre place !

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